Dobra komunikacja w firmie – o co chodzi?

komunikacja w firmie

Dobra komunikacja w firmie – o co chodzi?

Kiedy myślę o komunikacji w firmie, przypomina mi się tytuł książki znanej wielu rodzicom „Jak mówić, żeby dzieci nas słuchały. Jak słuchać, żeby dzieci do nas mówiły” A. Faber, E. Mazlish.  Lider zespołu także marzy o tym, żeby jego komunikaty, kierowane do pracowników, były przez nich wysłuchane, a potem zrealizowane. Liczy też, że usłyszy od pracowników ich opinię, pomysł na rozwiązanie problemu lub informację o tym, czy zadanie zostało wykonane. Jeśli pracownik powiedziałby jeszcze, że jest zadowolony z pracy, jakie ma pomysły na usprawnienia współpracy, a może nawet docenił swojego szefa – byłoby super!
Jak jest w rzeczywistości? Różnie. Czasem udaje się wypracować taki sposób komunikacji, w którym pracownicy chętnie rozmawiają z szefem. Częściej jednak kończy się na krótkim komunikacie: „tak”, „nie”, „nie wiem”, „dzień dobry” i „do widzenia”.

Znasz takie sytuacje?

 

Firma zatrudnia specjalistę. Starała się o niego dłuższy czas, zapewniła dobre warunki wynagrodzenia, zaplanowała jego ścieżkę rozwoju oraz zrobiła plan działań specjalisty w firmie i wynikające z tego dla niej korzyści. Nowo zatrudniony specjalista przychodzi do firmy, w pierwszym dniu poznaje swoje miejsce pracy i rozmawia z osobą, która będzie jego bezpośrednim przełożonym, po czym, po kilku godzinach obecności w firmie… składa wypowiedzenie.

Kolejna sytuacja. Firma zatrudnia specjalistę. Liczy na jego kompetencje szeroko opisane w CV, doświadczenie, osiągnięcia i umiejętności, które udało się zweryfikować. Człowiek pracuje, tylko nie tak jak się spodziewano. Widać, że ma potencjał i wiedzę, jednak nie wiadomo z jakiego powodu coraz trudniej o dobry kontakt z nim. Coraz mniej się angażuje, a coraz częściej mówi “nie wiem”, albo nie odzywa się wcale. Zamiast “perły”, której się spodziewano jest “kamieniem u nogi”.

I jeszcze jedna. Pracownik jest w firmie od kilkunastu lat, wcześniej zaangażowany, uczący się, rozwijający. Po kilkunastu latach pracy zamiast lepiej współpracować, “odbębnia” to, co jest do zrobienia. Tak, jest terminowy, zna swoje obowiązki, tyle, że kreatywności po nim już nie widać. A kiedyś u niego była.

Co łączy te trzy sytuacje? Osoba Zarządzającego, pracownika oraz obszar komunikacji.

“Z kim ja pracuję?!”

 

W życiu zawodowym często mamy do czynienia z osobami wykwalifikowanymi, znającymi swoja wartość w kontekście zawodowym i do tego ambitnymi. Takie osoby są szczególnie wrażliwe na to, w jaki sposób do nich mówimy. Mogą nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, co im przeszkadza w sposobie mówienia Zarządzającego – wynik jest taki, że nie mają ochoty wchodzić w dyskusję, dzielić się swoją opinią i mają duży dyskomfort emocjonalny. Znajdują się one we wszystkich grupach zawodowych. Szczególne „nagromadzenie” ich widzimy wśród m.in. lekarzy, prawników, projektantów, stomatologów, programistów, ze względu na to, że cechuje ich wysoki poziom wiedzy, poczucie niezależności i ambicja.

Z młodymi pracownikami nie jest łatwiej. Mają oni mniejsze kwalifikacje, ale poczucie bycia wykwalifikowanym – duże. Do tego dochodzą młodzieńcze ambicje i okazuje się, że ich również szybko można zniechęcić do pracy i współpracy, jeśli Zarządzający nie stosuje właściwych komunikatów.

Komunikacja w firmie – co jest najistotniejsze?

 

W komunikacji interpersonalnej pomiędzy osobą Zarządzającą, a pracownikami, chodzi o wyeliminowanie na początku jednego błędu. Jeśli w komunikacji z osobą ambitną ten błąd pojawia się – efekt jest taki jak opisanych wyżej sytuacjach.  Błąd ten powoduje wycofanie pracownika i zniechęcenie do współpracy, a często, po dłuższym lub krótszym czasie, zwolnienie się. Na początku współpracy z zespołem, jako szefowie, zarządzający, liderzy, często go unikamy, choć jest on naturalnym elementem zarządzania. Potem, im większy stres, im bardziej nam zależy, im większe tempo pracy, tym błąd pojawia się częściej. Czasami staje się głównym elementem komunikacji. Wtedy efektywność pracowników spada, za to ich rotacja w firmie rośnie.

O jakim błędzie mowa?

 

Pewnie spodziewasz się, że gdzieś tu pojawi się informacja, jaki to błąd. Ja też bym się tego spodziewała. Jednak napisanie o nim przypomina mi sytuację: chcę schudnąć i czytam w Internecie dobrą radę: „nie jedz słodyczy”. Praktyka nie jest tak prosta jak teoria. Bo bombonierka na imieniny, chwila stresu i batonik pod ręką, tort – bo ulubiona ciocia ma imieniny. Tuż po czekoladce/batoniku/torciku czuję się świetnie, póki działają wyzwolone przez niego endorfiny, a potem…pojawia się lekki lub mocniejszy żal (w zależności od wielkości porcji), że wyszło jak zwykle. Z powiedzeniem o tym błędzie jest jak z torcikiem – czasem komuś się udaje go unikać, w większości przypadków – nie. Pozostaje tylko rozczarowanie.

Nie wystarczy, że napiszę, czego nie robić. Nie wystarczy też, że napiszę, co robić w zamian, bo jest to proces odzwyczajania się i uczenia nowej kompetencji.

Jak można poprawić  komunikację w firmie?

 

Skąd wiem, że to takie trudne? Będąc szefem też popełniałam ten błąd –  tak samo, jak i ponad 200 Zarządzających, z którymi odkryliśmy go i opracowaliśmy metodę wyeliminowania go. Dlatego, w ramach spotkań osób Zarządzających proponujemy wspólną rozmowę o błędzie, o jego przyczynach i skutkach.  O tym, jak można inaczej się porozumiewać i czy warto to robić. Potem, przez 21 dni, zapraszamy do konkretnych ćwiczeń, w których towarzyszymy. Z naszego doświadczenia wynika, że taka forma pracy nad wyeliminowaniem najważniejszego błędu w zarządzaniu zespołem, daje odczuwalny efekt.

Dorota Depa